Générateur de compte-rendu de réunion

Procès-verbal d’Ouverture de Réunion – Mission d’Audit Interne

Date : 2 décembre 2024 Heure : 9h00 Lieu : Siège de l’Unité de Production de Ghardaïa

I. Objet : Lancement des audits sur le plan de développement et l’hygiène et sécurité d’environnement au niveau d’unité GHARDAIA. Cette réunion marque le lancement officiel des missions d’audit interne pour l’exercice 2024, réalisées conformément au cadre défini par la charte d’audit interne de l’entreprise et aux bonnes pratiques professionnelles. Les audits concernent les thématiques suivantes : • Plan de Développement (PLD) : évaluation de l'exécution opérationnelle. • Hygiène, Sécurité et Environnement (HSE). Les missions sont encadrées par les directives stratégiques de l’EPE ALFAPIPE Spa, spécifiées dans les lettres de mission suivantes : • Réf. 878/PDG/AT/2024 du 25/11/2024 pour l’audit du PLD. • Réf. 877/PDG/AT/2024 du 25/11/2024 pour l’audit des processus HSE. L’objectif principal est d’apporter une valeur ajoutée en évaluant la gouvernance, le management des risques et l’efficacité des processus opérationnels, en conformité avec les pratiques d’audit interne. II. étaient Présents : M. LALDJI Said – Assistant DG chargé d’audit et contrôle interne M. BOUKRISSA Hakim – Auditeur Sénior M. RECIOUI Hamza– Directeur d’Unité

Interlocuteurs désignés par Monsieur le Directeur d’unité pour chaque mission :

• Audit PLD : • M. •

• Audit HSE :

III. Ordre du Jour

• Présentation et lecture des lettres de mission.

• Désignations des interlocuteurs clés par le directeur d’unité pour chaque domaine audité.

• Préparation et collecte des documents nécessaires au démarrage des travaux.

IV. Objectifs de la Mission

• Audit du Plan de Développement (PLD) Objectifs Généraux : -Vérifier l’existence d’un Plan de Développement (PLD) formalisé et validé. -S’assurer que le suivi du déroulement du PLD est documenté et conforme aux exigences fixées lors de sa mise en œuvre. -Contrôler la gestion optimale des ressources humaines et financières mobilisées pour la réalisation des objectifs du plan. -Évaluer le respect des délais prévus et la maîtrise du facteur temps dans l’exécution des actions stratégiques. -S’assurer de la présence d’un dossier financier structuré, comprenant des projections détaillées par années et trimestres.

Objectifs Spécifiques : L’audit interne couvrira les axes stratégiques majeurs définis par l’entreprise, à savoir :

• Plan industriel • Évaluer la mise en œuvre des projets industriels conformément au calendrier, aux budgets et aux normes techniques.

• Plan d’investissement • Contrôler l’allocation des ressources financières et humaines pour chaque projet d’investissement. • Vérifier la mise à niveau des investissements avec les objectifs stratégiques et leur rentabilité à court et long terme. • Vérifier le suivi et le reporting des projets d’investissement en cours.

• Plan commercial • Vérifier les résultats obtenus par rapport aux prévisions de chiffre d’affaires, de parts de marché et de satisfaction client. • Évaluer les actions marketing et commerciales mises en œuvre pour atteindre les objectifs stratégiques.

• Plan économique et financier • Vérifier la cohérence des hypothèses économiques utilisées dans les prévisions budgétaires et financières. • S’assurer de l’existence d’un dossier financier complet avec projections annuelles et trimestrielles.

• Plan des ressources humaines (RH) • Vérifier l’alignement des politiques RH avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. • S’assurer de l’existence et de l’utilisation d’une gestion rationnelle des ressources humaines pour la réalisation des objectifs stratégiques.

• Plan d’organisation et des systèmes d’information • Vérifier la pertinence et l’efficacité des systèmes d’information pour le suivi et la gestion des données stratégiques. • S’assurer que l’environnement informatique facilite le suivi et l’exécution du plan.

• Audit des Processus Hygiène, Sécurité et Environnement (HSE) Objectifs Généraux : •Vérifier les mesures de prévention des risques professionnels (Équipements de Protection Individuelle, procédures de sécurité, formations). •Évaluer les conditions de travail pour prévenir les accidents et incidents. •Examiner les pratiques de gestion des déchets et de réduction des impacts environnementaux. •Évaluer la conformité des installations aux normes environnementales. •S'assurer que les activités sont en conformité avec la législation HSE en vigueur. •Vérifier l’alignement des pratiques aux politiques HSE internes de l’entreprise. •Évaluer le niveau de sensibilisation et la culture HSE au sein de l'entreprise. Objectifs Spécifiques : • Prévention des Risques : contrôle des EPI et des actions de sensibilisation. • Impacts Environnementaux : gestion des déchets et réduction des émissions. • Conformité Réglementaire : respect des normes en vigueur. • Culture HSE : implication et adhésion du personnel aux politiques HSE.

V. Identification des Interlocuteurs Clés 1.Plan de Développement (PLD) Les chefs des divisions concernées seront impliqués : • Division Technique • Assistant DU chargé du Contrôle de Gestion • Division Finances et comptabilité • Division Ressources Humaines • Division Commerciale

• Processus Hygiène, Sécurité et Environnement (HSE) Les responsables suivants seront sollicités : • Responsable HSE • Chef Division Ressources Humaines (pour la formation et la sensibilisation) • Assistant DU contrôle de gestion (pour le suivi budgétaire des actions HSE) VI. Clôture de la Réunion La réunion s’est clôturée à 10h30. Signatures :

Procès-verbal de clôture de mission d’audit interne

Date : 04 décembre 2024 Heure : 9h00 Lieu : Siège de l’Unité de Production de Ghardaïa

Ce document marque la clôture officielle de la mission d’audit interne réalisée conformément aux principes et bonnes pratiques professionnelles. Lors de cette réunion, les principaux constats ont été validés. Dans le cadre de cette mission, il convient de rappeler que la cellule de Contrôle de Gestion d’unité Ghardaia est identifiée comme la structure clé en charge du pilotage stratégique du Plan de Développement (PLD). En conséquence, il incombe à cette cellule de mettre en place un dispositif structuré pour garantir un suivi rigoureux de l'exécution des actions, alignées avec les axes stratégiques définis. Ce dispositif doit comprendre les éléments suivants :

• Élaboration pluriannuelle des plans d’action : Chaque structure de l’unité doit disposer de plans d’action détaillés et articulés sur plusieurs années, afin d’assurer la continuité et la cohérence des objectifs stratégiques à long terme.

• Mise en œuvre des outils de suivi et de contrôle : Il est nécessaire de déployer des outils efficaces tels que des tableaux de bord, des indicateurs clés de performance, et des mécanismes de reporting réguliers pour garantir le suivi de l’avancement des actions, tout en permettant de détecter et corriger rapidement les écarts.

• Actualisation continue du plan stratégique : Le plan stratégique devra être régulièrement réévalué et ajusté en fonction des résultats obtenus. Les versions actualisées devront être soumises à la direction générale pour validation. Ce cadre structuré vise à renforcer la capacité de l’unité à anticiper et à gérer les imprévus, tout en assurant une exécution optimale et alignée du Plan de Développement.

II. étaient Présents : M. LALDJI Said – Assistant DG chargé d’audit et contrôle interne M. BOUKRISSA Hakim – Auditeur Sénior M. RECIOUI Hamza– Directeur d’Unité

Dans le cadre de l’audit du Plan Stratégique (PLD), une mission d’audit interne a été réalisée pour l’unité de Ghardaia, conformément à la lettre de mission Réf. 878/PDG/AT/2024 du 25 novembre 2024. Cette mission vise à répondre aux points suivants :

• Vérification de l’existence d’un Plan de Développement formalisé et validé : L’objectif est de s’assurer que le PLD a été formellement communiqué par la direction générale à l’unité de Ghardaïa et que les plans d’action par axe stratégique sont élaborés, validés, exécutés et documentés conformément aux directives établies.

• Suivi rigoureux du déroulement du PLD et conformité aux exigences fixées pour sa mise en œuvre : Il est essentiel d’évaluer si les actions stratégiques prévues dans le PLD sont correctement suivies et respectent les exigences définies.

• Contrôle de la gestion optimale des ressources humaines et financières mobilisées : Un examen approfondi des ressources humaines, matérielles et financières allouées à la mise en œuvre du PLD est nécessaire pour s’assurer de leur adéquation avec les objectifs du plan.

• Évaluation du respect des délais et maîtrise du facteur temps dans l’exécution des actions stratégiques : La mission visera également à vérifier que le respect du calendrier d'exécution est bien maîtrisé, et que des mécanismes de gestion des écarts ou retards sont en place.

• Examen du dossier financier associé au PLD : Enfin, un contrôle sera exercé sur la disponibilité et la cohérence des projections financières annuelles et trimestrielles, ainsi que sur la documentation afférente. Cette mission a pour but d’assurer l'efficacité et la transparence du processus de mise en œuvre du Plan de Développement, en garantissant une gestion optimale des ressources et une exécution alignée avec les objectifs stratégiques.

Les principaux constats :

• Vérification de l’existence d’un Plan de Développement formalisé et validé 1.1 Absence de formalisation du Plan de Développement L’unité Ghardaia ne dispose d’aucun document explicitement désigné comme un Plan de Développement (PLD) structuré et validé. Ce constat révèle une lacune majeure dans la gestion stratégique de l’unité, qui se traduit par : • Absence d’une vision stratégique: Sans un cadre de référence clair, les structures fonctionnent sans coordination ni alignement sur des objectifs globaux. • Manque de transparence : Les parties prenantes internes et externes ne peuvent pas accéder à une documentation formelle détaillant les priorités stratégiques du plan de développement et leurs plans d’action pour l’exécution. • Difficulté dans la planification à long terme : L’unité ne peut anticiper efficacement les défis futurs ni préparer les ressources nécessaires à leur résolution. Documents justificatifs disponibles : • Les orientations budgétaires sur plusieurs exercices (de 2009 à 2025). • Absence de communications officielles (e-mails ou correspondances) établissant un PLD ou un business plan pour l’unité de Ghardaïa. • Des prévisions budgétaires limitées uniquement aux investissements des périodes ( exercice XXXX). 1.2 Défaut d’intégration au processus budgétaire L'absence de lien formel entre le Plan de Développement (PLD) et le processus budgétaire a engendré une déconnexion significative entre les ressources allouées et les priorités stratégiques. Cette lacune présente plusieurs impacts notables : • Désalignement financier : Le cadrage budgétaire (note d'orientation) ne fait pas référence au plan stratégique lors de l’établissement et du suivi budgétaire, entraînant un décalage entre les ressources financières allouées et les objectifs stratégiques définis. • Documentation limitée : Les données budgétaires concernant les investissements pour les exercices (X XXX) se concentrent uniquement sur les prévisions d'investissements du PLD, sans fournir les résultats escomptés, tels que l’augmentation des capacités de production installée et d’autres indicateurs clés de performance. • Absence de suivi de l’exécution du budget d’investissement : Aucune documentation détaillée ou mécanisme de suivi n’a été mis en place pour évaluer l'exécution des investissements planifiés, ce qui limite la visibilité sur la réalisation effective des objectifs stratégiques.

1.3. Plan d’investissement : Bien que certaines informations relatives au Plan d'investissement soient disponibles, elles apparaissent éclatées et non intégrées. Cette absence de consolidation nuit à la gestion efficace des projets stratégiques de l’unité, avec les impacts suivants : • Les informations concernant les acquisitions d’investissements sont dissociées dans plusieurs documents, sans lien explicite avec les objectifs stratégiques, ce qui empêche une évaluation cohérente de leur contribution aux priorités stratégiques. • Absence de vue d’ensemble consolidée : Aucun document global ne regroupe l'ensemble des objectifs stratégiques, des priorités, des délais et des coûts associés (montant alloué par le CPE pour chaque opération et les réalisés), ce qui freine une gestion coordonnée et l’évaluation du plan. • Impact sur la prise de décision : Cette dispersion des données empêche une prise de décision éclairée, limitant la capacité des responsables à avoir une vision intégrée des projets en cours, des ressources allouées et des retours sur les investissements. 1.4 Absence de mécanismes de suivi et de contrôle Aucun dispositif formel n’a été instauré pour assurer l'exécution du plan d’investissement, ni pour l’élaboration d’un plan d’action visant à finaliser les actions en cours. L’absence de ces mécanismes de contrôle compromet la capacité à suivre de manière proactive l’exécution des objectifs stratégiques et à détecter les écarts nécessitant des ajustements ou des mesures correctives. 1.5 Impact sur la gestion prévisionnelle Les insuffisances relevées dans la formalisation, la mise à jour et le suivi du Plan d’investissement ont des conséquences notables sur la gestion prévisionnelle des investissements.

Ces lacunes entravent la capacité de l’unité à anticiper efficacement ses besoins futurs, à planifier de manière optimale les ressources nécessaires, et à garantir la cohérence entre les objectifs stratégiques et les investissements réalisés. 2. Suivi du déroulement du Plan de Développement et conformité aux exigences fixées 2.1 Absence de processus documenté de suivi Aucun processus structuré ou documenté n’a été mis en place pour surveiller l’avancement des actions prévues dans le Plan de développements 2.2 Indicateurs de performance non définis Aucun indicateur de performance n’a été défini ni suivi pour évaluer l’efficacité et l’efficience des actions stratégiques mises en œuvre. Malgré les nouvelles acquisitions, l'unité n'a pas mis en place d'indicateurs permettant d’actualiser la capacité de production après chaque mise en service d'un investissement. 2.3 Absence de rapports périodiques Aucun rapport consolidé n’a été fourni pour assurer un suivi global du Plan d’investissement.

• Respect des délais prévus et maîtrise du facteur temps dans l’exécution du PLD 3.1 Absence de chronogramme détaillé Aucun calendrier structuré n’a été présenté pour détailler les étapes nécessaires à l’exécution des projets stratégiques. 3.2 Manque de mécanismes pour gérer les délais L’unité concernée n’utilise pas d’outils pour surveiller les délais ou gérer les retards. Cela expose les projets à Risque d’abandon, Certains projets pourraient ne pas être menés à terme en raison d’un suivi insuffisant. 3.3 Conséquences des retards Des retards ont été signalés dans plusieurs actions critiques, notamment les immobilisations en cours. Aucune mesure corrective n’a été documentée.

• Présence d’un dossier financier structuré du Plan d’investissement 4.1 Prévisions financières insuffisantes Les prévisions financières associées au PLD sont fragmentées et incomplètes. Cette carence complique la gestion des ressources allouées et nuit à : • La planification à long terme. • La cohérence entre les besoins identifiés et les budgets alloués. 4.2 Absence de standardisation des données financières Les données disponibles ne suivent aucun modèle standardisé, ce qui entraîne : • Manque de clarté : Les informations sont présentées de manière hétérogène, rendant leur exploitation difficile. • Suivi inefficace : La comparaison entre les périodes ou les projets est compliquée en raison de l’absence de standardisation.

GROUPE DE TRAVAIL CHARGE DU SUIVI DE MATURATION DES PROJETS AU FONDS DE DEVELOPPEMENT DES FILIERES CACAO ET CAFE (FODECC)

Paul, bonjour à tous, merci d'être présents aujourd'hui. Nous allons discuter de la planification pour le lancement du nouveau produit prévu pour le mois prochain. Claire, peux-tu commencer par un point sur l'état du produit ? Claire, bien sûr. Nous avons finalisé les tests en interne, et tout est conforme aux attentes. Cependant, il nous reste quelques ajustements sur la documentation utilisateur qui seront terminés d'ici vendredi. Marc, parfait. Écoutez Vente, nous avons déjà un plan préliminaire pour les clients cibles, mais nous aurons besoin de quelques démos supplémentaires avant la fin de la semaine. Sophie, est-ce que ce serait faisable ? Sophie, oui, je peux m'en charger. Je vais coordonner avec Claire pour m'assurer que la version de démonstration reflète bien les derniers ajustements. Paul, excellent. Passons maintenant au calendrier. Le lancement officiel est prévu pour le 15. Est-ce que tout le monde est aligné sur cette date ? Claire, Marc, Sophie, oui. Paul, très bien. Alors, pour résumer, Claire finalise la documentation, Marc prépare les démos clients, et Sophie s'assure que les ajustements techniques sont intégrés. Nous nous réunirons à nouveau lundi pour une mise à jour. Merci à tous.