[업무 프로세스 매뉴얼] 신용카드 수금 및 정산 회계 처리 표준 매뉴얼 (SOP)
1. 개요 및 목적
1.1 목적
본 매뉴얼은 고객의 신용카드 결제에 따른 수금 승인, 대금 입금 정산, 결제 취소(당일/전일분), 그리고 거래처/카드사 변경에 이르는 일련의 회계·출납 업무 프로세스를 표준화하여, 장부와 실물 자산 간의 오차를 방지하고 정확한 매출채권(미수금) 관리 및 결산 체계를 확립하는 데 목적이 있습니다.
1.2 적용 범위
매장(POS), 온라인 PG사, 단말기 등을 통해 발생하는 모든 신용카드 결제 건
카드사별 가맹점 대금 청구, 입금, 취소 및 정산 업무를 담당하는 영업/출납/회계 부서
1.3 담당 부서 및 역할
영업/현장(POS) 담당자: 결제 승인, 취소 처리, 영수증 발행 및 1차 일일 마감
자금/출납 담당자: 카드사 실입금 내역 대사, 입금 전표 작성, 가맹점 수수료 확인
회계/결산 담당자: 카드사별 미수금 원장 대사, 전일 취소분 정산 차감, 거래처 대체 분개 및 월말 정산
2. 세부 업무 절차
[고객 결제 승인] ──▶ [카드사별 미수금 인식] ──▶ [카드사 심사/매입] ──▶ [대금 입금 (수수료 차감)]│ │├─▶ [당일 취소] ──▶ 즉시 승인 취소 (미수금 0화) ▼├─▶ [전일/과거 취소] ──▶ 차기 입금분에서 차감 정산 [미수금 반제 및 잔액 대사]└─▶ [거래처 변경] ──▶ 보조원장 대체 전표 처리
Step 1. 카드사별 계정 체계 및 원장 관리
1.1 계정과목 기준
주계정: 외상매출금(카드) 또는 미수금(카드사)- 일반 상거래(재화/용역 공급): 외상매출금 또는 미수금
보조계정(거래처 코드): 각 카드사별(신한, 삼성, 현대, KB국민, 비씨, 롯데, 하나, NH농협 등) 또는 PG사별로 독립된 거래처 코드를 부여하여 관리
1.2 계정 세팅 및 사전 관리 사항
가맹점 번호 매핑: 카드사별 가맹점 번호(Merchant ID)와 ERP 내 거래처 코드를 1:1로 매핑합니다.
수수료율 등록: 카드사/결제 유형(신용, 체크, 영세/중소 우대수수료율 등)별 가맹점 수수료율을 등록하고 주기적으로 갱신합니다.
입금 계좌 지정: 카드사별 정산 대금이 입금되는 보통예금 전용 계좌를 지정합니다.
Step 2. 카드수금(승인/매출일) 및 카드대금 입금 처리
2.1 카드수금 처리 (승인일 / 매출 발생일 기준)
승인 내역 수집:- 매일 영업 마감 후 POS 시스템, 여신금융협회(가맹점 매출거래정보 통합조회시스템), 또는 VAN/PG사 관리자 화면에서 일일 승인/매입 내역을 집계합니다.
매출 및 미수금 전표 생성:- 승인일(매출일) 기준으로 카드사별 미수금을 인식합니다.[분개 예시: 승인일](차변) 미수금(신한카드) 1,100,000원 / (대변) 매출 1,000,000원(대변) 부가세예수금 100,000원
2.2 카드대금 입금 처리 (통장 입금일 기준)
통상 승인일로부터 영업일 기준 2~3일 후 카드사 가맹점 수수료가 차감된 순수령액이 보통예금 계좌로 입금됩니다.
입금 대사:- 카드사별 입금 통지서(명세서)와 실제 법인계좌 입금액을 대사합니다.- 구성: 실제 입금액 = 승인 금액 - 가맹점 수수료 - (취소/유보금)
입금 및 미수금 반제 분개:- 입금액은 보통예금으로, 차감된 수수료는 지급수수료(판매비와관리비)로 처리하고, 카드사 미수금을 상계(반제)합니다.[분개 예시: 입금일 - 수수료율 2% 가정](차변) 보통예금 1,078,000원 / (대변) 미수금(신한카드) 1,100,000원(차변) 지급수수료(카드) 22,000원
Step 3. 카드수금 취소 및 전일 취소분 처리
결제 취소는 당일 취소와 익일 이후(전일 취소분 포함) 취소로 구분하여 처리합니다.
[카드 결제 취소] ─┤└─ [전일/과거 취소] ──▶ 이미 매입/입금 진행 ──▶ 마이너스(-) 미수금 생성 후차기 입금액에서 차감 정산
3.1 당일 취소 처리 (POS 승인 당일 취소)
특징: 카드사 전산으로 매입 데이터가 전송되기 전에 취소되므로, 실물 입출금이 발생하지 않습니다.
처리 절차:1. POS 단말기에서 결제 승인 원거래를 '당일 승인 취소' 처리합니다.2. ERP 집계 시 당일 총 승인액에서 당일 취소액을 Net팅(상계)하여 순승인액으로 매출 및 미수금을 일괄 반영하거나, 취소 전표를 별도 역분개합니다.[분개 예시: 당일 취소 역분개](차변) 매출 -1,000,000원 / (대변) 미수금(신한카드) -1,100,000원(차변) 부가세예수금 -100,000원
3.2 전일 및 과거 취소분 처리 (이미 매입 또는 입금 완료된 건)
특징: 원거래가 이미 카드사에 매입되어 결산에 반영되었거나 이미 통장으로 대금이 입금된 상태입니다. 카드사는 해당 취소 금액(및 기차감 수수료 반환분)을 차기 정산 입금액에서 차감하여 지급합니다.
처리 절차:1. 취소일 기준 마이너스 전표 생성:- 취소 발생일에 매출 및 부가세를 취소하고, 카드사 미수금을 음수(-) 또는 대변 처리합니다.[분개 예시: 취소 승인일](차변) 매출 -1,000,000원 / (대변) 미수금(신한카드) -1,100,000원(차변) 부가세예수금 -100,000원2. 차기 대금 정산 시 차감 반영 (입금일):- 며칠 후 신규 매출 대금이 입금될 때, 카드사에서 전일 취소분을 차감한 잔액만 입금합니다. 이때 카드사가 기징수했던 가맹점 수수료도 환급(수수료 차감)됩니다.[정산 상황 예시]- 당일 신규 승인 입금분: 2,200,000원 (수수료 44,000원)- 전일 취소 차감분: -1,100,000원 (수수료 환급 -22,000원)- 실제 통장 순입금액: 1,078,000원[분개 예시: 정산 입금일](차변) 보통예금 1,078,000원 / (대변) 미수금(신한카드) 1,100,000원 (순액)(차변) 지급수수료 22,000원3. 취소분만 단독으로 존재하여 차감할 신규 매출이 없는 경우:- 카드사에서 가맹점 통장으로 출금 청구(자동이체 인출)하거나 가맹점 계좌에서 직접 입금해야 할 수 있으므로, 미결 잔액을 출납 일보에 특이사항으로 기록합니다.
Step 4. 카드수금 거래처 변경 처리
고객의 결제 카드 변경(결제수단 재결제), 계약처 변경, 또는 단말기 오지정으로 인해 카드사/거래처 보조원장 간 수정이 필요한 경우의 절차입니다.
4.1 유형 1: 고객의 결제 카드 변경 (카드 승인 변경)
상황: A카드 결제 건을 취소하고 B카드로 재결제한 경우
처리 절차:1. A카드: Step 3 절차에 따라 결제 취소(미수금 차감) 처리2. B카드: Step 2 절차에 따라 신규 승인(미수금 생성) 처리3. 원거래 매출 인식 계정은 유지하며, 카드사별 미수금 보조원장만 각각 변동 반영
4.2 유형 2: ERP 원장 상 거래처 오기입 정정 (대체 분개)
상황: 실제 결제는 'KB국민카드'이나 담당자 전표 입력 시 '삼성카드'로 잘못 지정된 경우
처리 절차:1. 통장 입금 대사 시 불일치(KB국민카드 과입금, 삼성카드 미입금 상태)를 확인합니다.2. 원 매출 전표를 수정하거나, 아래와 같이 거래처 대체 분개를 수행합니다.[대체 분개 예시](차변) 미수금(KB국민카드) 1,100,000원 / (대변) 미수금(삼성카드) 1,100,000원(적요: 카드사 거래처 오기입 정정 대체)
4.3 유형 3: 매출 거래처(고객) 변경
상황: 법인 고객 갑(A사) 명의로 발생했던 외상매출금을 제3자(B사 또는 개인 대표 카드)로 수금 처리하는 경우
처리 절차:1. 원 외상매출처(A사)를 반제하고, 카드사 미수금을 설정합니다.2. 증빙(타인 카드 결제 동의서, 영수증 등)을 첨부하여 세무상 거래처 불일치 이슈를 사전에 방지합니다.[분개 예시](차변) 미수금(현대카드) 1,100,000원 / (대변) 외상매출금(A사) 1,100,000원(적요: A사 외상대금 대표자 개인카드 결제 수금)
3. 일일 및 월말 정산 대사(Reconciliation) 체크리스트
| 주기 | 점검 항목 | 확인 시스템 및 근거 서류 | 점검 담당 | 이상 발생 시 조치 방안 |
|---|
| 일일 | 당일 승인/취소 내역 집계 | POS 마감기, VAN사 승인내역 | 영업/현장 | POS 매출과 VAN 승인액 차이 검증 (망취소 등) |
| 일일 | 통장 입금액 vs 카드사 정산액 | 법인계좌 내역, 여신금융협회 | 자금/출납 | 수수료율 적정성 확인, 차액 발생 시 보류금 확인 |
| 주간 | 전일 취소분 정산 차감 확인 | 카드사 입금명세서 | 출납/회계 | 차기 입금 차감 반영 여부 및 마이너스 미수금 잔액 해소 점검 |
| 월말 | 카드사별 미수금 잔액 대사 | ERP 보조원장 vs 여신협회 미입금액 | 회계/결산 | 월말 기준 미입금 잔액 = 영업일 시차(2~3일분) 승인액과 일치 여부 확인 |
4. 예외 사항 및 주의사항
망취소(VAN 통신 오류) 발생 시:- POS상에는 취소되었으나 카드사에는 승인 처리되어 있거나 그 반대의 경우가 발생할 수 있습니다. 매일 오전 여신금융협회 데이터와 POS 일마감 데이터를 상호 대사하여 누락 건을 즉시 수정합니다.
할부 결제 및 부분 취소:- 고객이 할부로 결제하더라도 가맹점 대금은 일시불(수수료 차감 후)로 동일하게 입금됩니다.- 부분 취소 시에는 수수료 역시 부분 취소된 금액에 비례하여 환급되므로, 명세서 상의 수수료 정산 내역을 필히 검증합니다.
지급 보류/유보금 관리:- 고객 민원, 도난 카드 의심, 가맹점 한도 초과 등으로 카드사에서 입금을 보류(유보)하는 경우, 해당 금액은 미수금에서 미결제 유보금(기타미수금)으로 별도 분류하고 해제 시까지 추적 관리합니다.