Politica del Tasso di Cambio
Versione 1.0 – Approvata il 01/09/2023 – Efficace dal 01/10/2023

1. Titolo e Finalità
   1.1 Titolo
   Politica del Tasso di Cambio di Globex Italia S.p.A.

1.2 Finalità
Stabilire principi, ruoli e procedure per la determinazione, l’applicazione e il monitoraggio dei tassi di cambio da utilizzare in tutte le transazioni finanziarie, contabili e di tesoreria della Società, al fine di garantire correttezza, trasparenza e conformità alle normative vigenti.

2. Ambito di Applicazione
   2.1 Ambito Oggettivo
   Questa politica si applica:

• a tutte le operazioni commerciali e finanziarie in valuta estera;
• alla rilevazione contabile di ricavi, costi, attività e passività in moneta diversa dall’euro;
• alla predisposizione di budget, forecast e reporting consolidato.

2.2 Ambito Soggettivo
Sono tenuti a rispettare la presente politica:

• il CdA di Globex Italia S.p.A.;
• il Direttore Amministrazione, Finanza e Controllo (DAFC);
• l’Ufficio Tesoreria;
• il Servizio Contabilità e Bilancio;
• tutti i dipendenti e collaboratori coinvolti in processi di approvvigionamento, vendita, fatturazione, riconciliazione e reporting in valuta estera.

3. Definizioni

• Tasso di Cambio Spot: prezzo di una valuta rispetto ad un’altra per regolamento “today” o “tomorrow”.
• Tasso di Cambio Ufficiale: tasso pubblicato dalla Banca Centrale Europea (BCE) alla data di riferimento.
• Hedge (Copertura): strumenti finanziari (forward, swap, opzioni) utilizzati per ridurre il rischio di cambio.
• Data di Rilevazione: data in cui una transazione deve essere valutata ai fini contabili secondo principi IFRS/GAAP.

4. Linee Guida e Requisiti
   4.1 Selezione dei Tassi

• Per le transazioni giornaliere, utilizzare il tasso di cambio spot fornito, entro le ore 12:00 CET, da una fonte riconosciuta (Eikon, Bloomberg oppure il sito della BCE).
• Per la chiusura di bilancio, applicare il tasso di cambio ufficiale della BCE del giorno di riferimento di chiusura.
• In assenza di pubblicazione della BCE, adottare il tasso mediano tra le principali banche del gruppo bancario di riferimento.

4.2 Procedure di Copertura

• Ogni operazione di copertura deve essere preventivamente approvata dal DAFC.
• Redigere un piano di copertura annuale entro il mese di febbraio per le principali esposizioni valutarie previste.
• Monitorare quotidianamente la posizione netta in ogni valuta e aggiornare il piano in caso di variazioni significative.

4.3 Registrazione e Documentazione

• Ogni tasso di cambio utilizzato deve essere documentato con data, ora, fonte e valore.
• Conservare evidenza scritta (e-mail, report di sistema) per un minimo di 10 anni.
• Le scritture contabili devono riportare chiaramente il tasso applicato per ogni movimento in valuta estera.

5. Procedure Operative
   5.1 Richiesta di Tasso

• Il Tesoriere inoltra alla piattaforma di mercato (Eikon/Bloomberg) una richiesta di tasso spot al verificarsi di ogni nuova transazione.
• Il sistema genera automaticamente un report, firmato digitalmente dal Tesoriere, che confluisce nell’archivio elettronico centralizzato.

5.2 Calcolo e Rilevazione Contabile

• Il Servizio Contabilità preleva il report di tassi e lo importa nel gestionale ERP.
• Il sistema valuta automaticamente i differenziali di cambio e propone le variazioni di rettifica da iscrivere in bilancio.
• Gli assestamenti di fine mese vengono approvati in via definitiva dal Responsabile Contabilità entro il terzo giorno lavorativo del mese successivo.

6. Compliance e Sanzioni
   6.1 Requisiti Normativi

• Il rispetto degli International Financial Reporting Standards (IFRS) e dei principi contabili nazionali (OIC).
• Conformità alla direttiva UE sulla trasparenza delle informazioni finanziarie e alla normativa antiriciclaggio.

6.2 Controlli Interni

• Revisione trimestrale della correttezza dei tassi e delle registrazioni da parte dell’Internal Audit.
• Report semestrali al Collegio Sindacale sui principali rischi di cambio e sul grado di copertura.

6.3 Conseguenze della Non-Conformità

• Richiamo formale, sospensione dell’accesso al sistema di tesoreria o provvedimenti disciplinari fino al licenziamento, in caso di violazioni gravi o reiterate.

7. Disclaimer e Considerazioni Legali

• Globex Italia S.p.A. non assume responsabilità per fluttuazioni straordinarie di mercato non prevedibili.
• Ogni operazione di copertura finanziaria comporta rischi e costi aggiuntivi; la loro adozione richiede valutazione costi-benefici e approvazione preventiva.

8. Cultura Aziendale
   Questa politica riflette i valori di Trasparenza, Responsabilità e Eccellenza operativa di Globex Italia S.p.A. I processi definiti mirano a promuovere decisioni consapevoli, controllo dei rischi e tutela degli stakeholder.

9. Approvazione, Validità e Revisioni
   Data di Approvazione: 01/09/2023
   Data di Efficacia: 01/10/2023
   Prossima Revisione: Entro il 30/09/2024

Responsabili dell’Approvazione:

• Amministratore Delegato: __________________
• Direttore Amministrazione, Finanza e Controllo: __________________

Revisione Versione 1.0

• Redazione iniziale e validazione procedure.

Ecco una proposta completa e professionale per la policy aziendale sull'uso dell'intelligenza artificiale, redatta in lingua italiana e strutturata secondo le tue indicazioni.

Politica sull'Uso dell'Intelligenza Artificiale Generativa

Documento: POL-AI-001
Azienda: [Inserire Nome Azienda]
Data di Entrata in Vigore: [Inserire Data]

1. Finalità e Obiettivi

La presente policy definisce le linee guida per l’utilizzo degli strumenti di Intelligenza Artificiale (AI) all'interno di [Inserire Nome Azienda]. L'obiettivo è promuovere l'innovazione e l'efficienza operativa, garantendo al contempo la protezione dei dati aziendali, la sicurezza informatica e il rispetto delle normative vigenti (incluso il GDPR).

L'azienda riconosce il potenziale dell'AI come acceleratore di produttività, ma intende mitigarne i rischi legati alla riservatezza e alla proprietà intellettuale attraverso un approccio governato e sicuro.

2. Ambito di Applicazione

La presente policy si applica a:

• Tutti i dipendenti (full-time, part-time, determinati).
• Collaboratori esterni, consulenti e partner che operano per conto dell'azienda.
• Qualsiasi attività lavorativa svolta utilizzando asset aziendali o riguardante dati di proprietà dell'azienda.

3. Definizioni

• AI Generativa: Sistemi di intelligenza artificiale in grado di generare testo, immagini, codice o altri media in risposta a input (prompt).
• Microsoft Copilot: Lo strumento di AI generativa autorizzato dall'azienda, integrato nell'ecosistema Microsoft 365 con protezione dei dati di livello enterprise.
• BYOAI (Bring Your Own AI): L'uso di strumenti di intelligenza artificiale personali o non autorizzati dal dipartimento IT per scopi lavorativi (es. ChatGPT versione gratuita, Claude, Gemini, Midjourney con account personali).
• Prompt: L'istruzione o la domanda fornita dall'utente all'interfaccia dell'AI.

4. Strumenti Autorizzati: Microsoft Copilot

L’unico strumento di AI generativa ufficialmente approvato e supportato da [Inserire Nome Azienda] è Microsoft Copilot (nella sua configurazione Enterprise).

4.1 Vantaggi e Sicurezza

L'uso di Microsoft Copilot è autorizzato in quanto garantisce che:

• I dati inseriti nei prompt non vengano utilizzati per addestrare i modelli linguistici pubblici (LLM).
• Le informazioni rimangano confinate all'interno del tenant aziendale protetto.
• Vengano rispettati i protocolli di crittografia e sicurezza standard dell'azienda.

5. Divieto di BYOAI (Bring Your Own AI)

Al fine di prevenire la fuga di dati sensibili e garantire la conformità legale, è severamente vietato l'utilizzo di strumenti di AI non approvati dal dipartimento IT per attività lavorative.

• Divieto di account personali: Non è consentito utilizzare account personali (es. Gmail, account Microsoft privati) per accedere a strumenti di AI per elaborare dati aziendali.
• Rischi associati: L'uso di strumenti "Shadow AI" (AI non autorizzata) espone l'azienda al rischio che dati confidenziali diventino di dominio pubblico o vengano utilizzati da terze parti per addestrare i propri algoritmi.

6. Linee Guida Operative e Requisiti

6.1 Protezione dei Dati e Riservatezza

Anche utilizzando lo strumento autorizzato (Copilot), gli utenti devono:

• Evitare l'inserimento di dati altamente sensibili (es. segreti industriali, password, dati sanitari) a meno che non sia strettamente necessario e preventivamente autorizzato.
• Non inserire dati personali di clienti o colleghi che violino le policy sulla privacy.

6.2 Verifica dei Risultati (Human-in-the-loop)

L'AI può generare informazioni errate, incomplete o distorte (fenomeno noto come "allucinazioni").

• Responsabilità: L'utente finale è l'unico responsabile del contenuto finale prodotto. Ogni output dell'AI deve essere revisionato, verificato e validato da un essere umano prima di essere utilizzato o condiviso.
• Accuratezza: Non fare affidamento esclusivo sull'AI per decisioni critiche, analisi legali o calcoli finanziari complessi senza una verifica indipendente.

6.3 Proprietà Intellettuale e Trasparenza

• Copyright: Gli utenti devono essere consapevoli che lo status giuridico dei contenuti generati dall'AI è in evoluzione.
• Disclosure: Se un documento esterno o un deliverable per un cliente è stato generato in misura significativa dall'AI, è buona norma (o obbligatorio, a seconda del contratto) dichiararne l'utilizzo.

7. Procedure e Processi

7.1 Richiesta di Nuovi Strumenti

Qualora un dipartimento necessiti di uno strumento di AI specifico diverso da Copilot (es. strumenti di generazione video o analisi dati specializzata):

1. Inviare una richiesta formale al dipartimento IT e al Responsabile della Sicurezza.
2. Sottoporre lo strumento a una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA).
3. Attendere l'approvazione scritta prima dell'acquisto o dell'installazione.

7.2 Segnalazione di Incidenti

Qualora si sospetti che dati aziendali siano stati inseriti in uno strumento di AI non autorizzato, il dipendente deve informare immediatamente il dipartimento IT/Security.

8. Conformità e Sanzioni

L'osservanza della presente policy è obbligatoria. La violazione delle disposizioni, in particolare l'uso di strumenti BYOAI non autorizzati o la diffusione impropria di dati aziendali tramite AI, potrà dar luogo a:

• Revoca degli accessi ai sistemi informatici.
• Provvedimenti disciplinari in conformità con il CCNL applicato e il regolamento interno aziendale.
• Azioni legali in caso di gravi danni patrimoniali o d'immagine all'azienda.

9. Note Legali e Disclaimer

L'azienda si riserva il diritto di monitorare l'uso degli strumenti di AI aziendali nei limiti consentiti dalla legge e dagli accordi sindacali, al fine di garantire la sicurezza della rete. L'uso dell'AI non esonera il dipendente dal rispetto di tutte le altre policy aziendali (Codice Etico, Policy Privacy, Social Media Policy).

10. Approvazione e Revisioni

Prossima Revisione Prevista: [Data, es. tra 6 mesi] (Data la natura evolutiva della tecnologia AI, questo documento sarà soggetto a revisioni periodiche).