Externalisation de la gestion des factures clients sortantes
ESTIMATE
1. Résumé Exécutif du Projet/Service
Le projet « Externalisation de la gestion des factures clients sortantes » pour AYVENS MAROC vise à gérer efficacement la distribution des factures clients, ainsi que la collecte et le suivi des accusés de réception dans tout le Maroc. Ce service offre une solution intégrée permettant de réduire les coûts opérationnels, d'améliorer la traçabilité des envois et de garantir que toutes les factures soient livrées dans les délais impartis. Une interface web et une application mobile seront mises en place pour un suivi en temps réel.
2. Détail des Coûts
Coûts du Projet
Catégorie | Description | Coût (MAD) |
---|---|---|
Main d'œuvre | Équipe de gestion de projet (1 chef de projet, 2 agents de distribution) | 15,000 |
Développement de l'interface | Création de l'interface web et de l'application mobile | 30,000 |
Matériel et équipement | Impression et envoi des factures (600 factures/mois) | 9,000 |
Logistique | Coûts de livraison (courrier, transport) | 12,000 |
Gestion des retours | Retransmission des accusés de réception physiques à AYVENS | 3,000 |
Frais divers | Communication, support technique | 3,000 |
Total | 72,000 |
3. Timeline avec Étapes Clés et Livrables
Phase | Activités | Date de Livraison |
---|---|---|
Phase 1 : Planification | Réunion de lancement, définition des besoins et spécifications | J+1 |
Phase 2 : Développement | Création de l'interface web et de l'application mobile | J+15 |
Phase 3 : Test | Tests fonctionnels et validations avec AYVENS | J+20 |
Phase 4 : Lancement | Formation de l'équipe et mise en production du service | J+25 |
Phase 5 : Distribution | Début de la distribution des factures | J+30 |
Phase 6 : Suivi | Suivi des accusés de réception et rapports mensuels | Mensuel pendant 12 mois |
4. Modalités de Paiement et Échéancier
Pré-paiement à la signature du contrat : 30% du montant total (21,600 MAD)
Paiement à la fin de la phase de développement : 30% du montant total (21,600 MAD)
Paiement mensuel : 40% sur une base mensuelle (de 7,200 MAD) à partir de J+30 pour les services rendus jusqu'à 600 clients actifs.
5. Hypothèses et Exclusions
Hypothèses :
Un minimum de 600 clients actifs par mois est requis pour optimiser les coûts.
AYVENS MAROC fournira toutes les informations nécessaires pour la gestion des factures dans un délai raisonnable.
Exclusions :
Les frais liés à des clients supplémentaires au-delà de 600 ne sont pas inclus.
Toute modification des spécifications nécessitera un avenant au contrat et pourrait engendrer des coûts supplémentaires.
6. Termes et Conditions
Le contrat sera valide pour une durée de 12 mois, renouvelable sous accord mutuel.
En cas de non-respect des délais de paiement, des pénalités pourront être appliquées.
Les parties s'engagent à maintenir la confidentialité des données échangées dans le cadre de ce projet.
Conclusion :
Nous sommes convaincus que notre proposition répondra aux besoins d'AYVENS MAROC pour la gestion de la distribution des factures. Nous restons à votre disposition pour toute question ou ajustement nécessaire.
Cordialement,
[Votre Nom]
[Votre Poste]
[Nom de votre Société]
[Coordonnées]