Admin Roadmap

1. Projektübersicht

Die Admin Roadmap ist ein strategischer Plan zur Optimierung der Verwaltungsprozesse im Unternehmen. Der Fokus liegt auf der Anpassung von Kostenstellen sowie der Verwaltung von Lizenzen. Ziel ist es, eine klare Übersicht über alle Lizenzen zu schaffen und die Prozesse für das Übernehmen und Kündigen von Lizenzen zu optimieren.

2. Wichtige Meilensteine

Pleo

• Kostenstellenanpassung
  • Analyse der aktuellen Kostenstellen
  • Anpassung der Kostenstellenstruktur
  • Implementierung der Änderungen

Lizenzverwaltung

• Lizenzübersicht
  • Erstellung einer Übersicht aller bestehenden Lizenzen
  • Implementierung eines Dashboards zur Visualisierung
• Lizenzen übernehmen
  • Prozess für die Übernahme von Lizenzen von Intermate/Truemates/Advertace definieren
• Lizenzen kündigen
  • Entwicklung eines klaren Prozesses zur Kündigung von Lizenzen
• Übersicht für alle schaffen
  • Konsolidierung aller Informationen in einer zentralen Datenbank

3. Zeitplan

4. Ressourcenbedarf

• Zeit: 3 Monate für die komplette Umsetzung
• Mitarbeiter:
  • 1 Projektmanager
  • 2 IT-Spezialisten (für technische Implementierung)
  • 1 Finanzanalyst (für Kostenstellenanpassung)
  • 1 Lizenzverwalter

5. Risikobewertung

Potenzielle Risiken

• Fehlende Informationen: Mangelnde Transparenz über aktuelle Lizenzen.
  • Mitigation: Frühzeitige Kommunikation mit allen Stakeholdern zur Datensammlung.
• Technologische Probleme: Schwierigkeiten bei der Implementierung des Dashboards.
  • Mitigation: Einbindung erfahrener IT-Spezialisten von Beginn an.
• Widerstand im Team: Unzufriedenheit mit neuen Prozessen.
  • Mitigation: Regelmäßige Schulungen und Informationen für das Team.

6. Abhängigkeiten

• Die Anpassung der Kostenstellen muss abgeschlossen sein, bevor die Lizenzübersicht erstellt werden kann.
• Die Prozesse für das Übernehmen und Kündigen von Lizenzen hängen von der Lizenzübersicht ab.

7. Erfolgsmessung

Key Performance Indicators (KPIs)

• Vollständigkeit der Lizenzübersicht: Mindestens 95% der Lizenzen sollten erfasst werden.
• Zeiteffizienz: Reduzierung der Zeit für Lizenzübernahmen und -kündigungen um 30%.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Durchführung einer Umfrage zur Zufriedenheit mit den neuen Prozessen – Ziel: über 80% Zufriedenheit.

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Diese Roadmap stellt einen klaren Plan dar, um die Verwaltung der Lizenzen und Kostenstellen innerhalb der nächsten 3 Monate zu optimieren. Durch die klare Strukturierung der Meilensteine, Ressourcen und Risiken kann der Fortschritt effizient verfolgt werden.

Admin Roadmap

1. Projektübersicht

Die Admin Roadmap ist ein Projekt zur Verbesserung und Optimierung der Lizenzverwaltung innerhalb der Plattform. Ziel ist es, eine klare Übersicht über alle Lizenzen zu schaffen, die Übernahme und Kündigung von Lizenzen zu erleichtern und einen monatlichen Account Cleanup durchzuführen, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

2. Wichtige Meilensteine

• Lizenzverwaltung
  • Lizenzübersicht: Erstellung einer Übersicht über alle aktuellen Lizenzen.
  • Lizenzen übernehmen: Integration von Lizenzen aus Intermate, Truemates und Advertace.
  • Lizenzen kündigen: Implementierung eines Prozesses zur Kündigung von Lizenzen.
  • Übersicht für alle schaffen: Bereitstellung einer benutzerfreundlichen Dashboard-Lösung.
  • Dezember Account Cleanups: Durchführung von bereinigenden Maßnahmen und Überprüfung der Accounts im Dezember.

3. Zeitplan

4. Ressourcenbedarf

• Zeit:
  • Wöchentliche Meetings: 1 Stunde pro Woche
  • Entwicklungszeit: 40 Stunden pro Woche für das Team
• Personelle Ressourcen:
  • Projektleiter
  • Entwickler
  • UX/UI Designer
  • Testteam

5. Risikoanalyse

• Potenzielle Risiken:
  • Verzögerungen bei der Datenmigration von Intermate/Truemates/Advertace.
  • Unerwartete technische Probleme bei der Implementierung.
  • Widerstand von Nutzern gegen neue Änderungen.
• Minderungsstrategien:
  • Frühzeitige Planung und Tests der Datenmigration.
  • Regelmäßige Überprüfung des Fortschritts durch das gesamte Team.
  • Einbindung der Nutzer in den Entwicklungsprozess durch Feedback-Schleifen.

6. Abhängigkeiten

• Die Lizenzübersicht ist eine Voraussetzung für die Übernahme von Lizenzen.
• Die Kündigung von Lizenzen könnte von der Übernahme der Lizenzen abhängen, da einige Lizenzen möglicherweise nicht gekündigt werden können, wenn sie nicht korrekt übernommen wurden.
• Die Übersicht für alle schaffen erfordert, dass die vorherigen Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden.
• Der Dezember Account Cleanup hängt von der Fertigstellung aller vorherigen Meilensteine ab.

7. Erfolgskennzahlen

• Anzahl der erfolgreich übertragenen Lizenzen.
• Anzahl der gekündigten Lizenzen.
• Benutzerzufriedenheit mit der neuen Lizenzübersicht (Umfragen).
• Anzahl und Schwere der technischen Probleme während der Implementierung.
• Erfolgreiche Durchführung des Dezember Account Cleanups ohne signifikante Datenverluste.

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Diese Roadmap bietet eine strukturierte Herangehensweise an die Entwicklung der Admin Roadmap und stellt sicher, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Admin Roadmap

Projektübersicht

Die Admin Roadmap zielt darauf ab, die Verwaltung von Lizenzen für verschiedene Plattformen (Intermate, Truemates, Advertace) zu optimieren. Ziel ist es, eine umfassende Übersicht über die Lizenzen zu schaffen, die Übertragung und Kündigung von Lizenzen zu ermöglichen und eine effektive Jahresendbereinigung der Accounts durchzuführen.

Schlüsselmeilensteine

1. Lizenzverwaltung
   • Entwicklung und Implementierung einer Benutzeroberfläche für die Lizenzverwaltung.
2. Lizenzübersicht
   • Erstellung einer klaren Übersicht aller verfügbaren Lizenzen.
3. Lizenzen übernehmen
   • Möglichkeiten zur Übertragung von Lizenzen von Intermate, Truemates und Advertace integrieren.
4. Lizenzen kündigen
   • Implementierung eines Prozesses zur ordnungsgemäßen Kündigung von Lizenzen.
5. Übersicht für alle schaffen
   • Erstellung einer zentralen Anlaufstelle für alle Lizenzinformationen.
6. Dezember Account Cleanups
   • Durchführung von Bereinigungen und Optimierungen in den Benutzeraccounts im Dezember.

Zeitplan

Ressourcenbedarf

• Zeit: 2 Monate für die Entwicklung und Implementierung.
• Personal:
  • 1 Projektmanager
  • 2 Entwickler
  • 1 UX/UI-Designer
• Technologie:
  • Software für die Verwaltung von Lizenzen
  • Tools für die Benutzeroberflächenentwicklung

Risikoanalyse

Abhängigkeiten

• Die Lizenzübersicht hängt von der Fertigstellung der Lizenzverwaltung ab.
• Die Lizenzen übernehmen und Lizenzen kündigen sind voneinander unabhängig, müssen jedoch vor der Erstellung der Übersicht für alle abgeschlossen sein.
• Die Dezember Account Cleanups erfordern die erfolgreiche Umsetzung aller vorherigen Meilensteine.

Erfolgsmessung

• Anzahl der verwalteten Lizenzen: Überwachung der Anzahl der Lizenzen, die innerhalb des Systems verwaltet werden.
• Benutzerakzeptanz: Durchführung von Umfragen zur Zufriedenheit der Benutzer nach der Implementierung.
• Fehlerrate: Anzahl der technischen Probleme während der Nutzung der neuen Funktionen.
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Lizenzübertragung und -kündigung: Messung der Effizienz dieser Prozesse vor und nach der Implementierung.

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Diese Roadmap bietet einen strukturierten Ansatz zur erfolgreichen Entwicklung und Implementierung der Admin Roadmap. Sie wird regelmäßig überprüft und angepasst, um sicherzustellen, dass alle Ziele effizient erreicht werden.